Bei sensiblen Daten (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse oder philosophische Überzeugungen, politische Meinungen....) bedarf es einer ausdrücklichen Einwilligung auf diese Daten (BDSG § 3 Abs. 9)

Überlegen Sie sich zweimal, ob Sie für die Kontaktaufnahme über das Kontaktformular wirklich das Geburtsdatum benötigen. Auch ist vermutlich zunächst die Adresse nicht ganz so relevant. Wahrscheinlich reicht es aus, nur den Namen des Ansprechpartners und die e-Mail-Adresse abzufragen. Die Telefon-Nummer sollte als optionales Zusatzfeld gehandhabt werden und nicht als Pflichtfeld.

Sie sollten demgemäß mit allen notwendigen Informationen

• in leicht verständlicher Sprache
• präzise und
• transparent

Achten Sie regelmäßig darauf, dass alle Daten sowohl sachlich als auch inhaltlich richtig und aktuell sind.

Ist vielleicht bei der Dateneingabe ein Tippfehler oder Zahlendreher passiert? Vielleicht ist der Interessent ja schon verzogen? Oder ist der Kunde inzwischen geschieden und hat den "Mädchennamen" wieder angenommen? - Noch peinlicher wäre es, wenn dieser Kunde bereits vor Jahren gestorben wäre. Deshalb pflegen Sie Ihren Datenbestand wirklich regelmäßig!

Erteilen Sie jedem Betroffenen transparent und wahrheitsgemäß bei Nachfrage Auskunft über Art, Zweck und Nutzung seiner Daten.

Die Betroffenen müssen darüber informiert sein, was zu welchem Zweck mit den personenbezogenen Daten gemacht werden soll- und zwar, bevor es tatsächlich passiert. Konkret insbesondere über:

• Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen
• Zwecke, Interessen und deren Rechtsgrundlagen
• wenn vorhanden/benötigt, Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Außerdem muss eine faire und transparente Verarbeitung gewährleistet sein. Folgende Informationen müssen deshalb zur Verfügung gestellt werden:

• Hinweis des Betroffenen auf Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerruf
• Dauer der Speicherung
• Kriterien der Löschung
• Hinweis auf Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

... wird in der Verordnung überdies besonders groß geschrieben.

• schützen Sie die Daten entsprechend durch technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. sichere Logins, regelmäßige Software-Updates, Password-Schutz an den PC´s, Viren-, Mal-  und Firewall-Software...)
• Sichern Sie auch alle mobilen Geräte (Smartphone, Laptop, Tablett...) mit den bereits weiter oben genannten Maßnahmen ab
• Machen Sie Verträge zur Geheimhaltung mit Ihrem Personal und externen Dienstleistern (wie z. B. Providern, IT-Administratoren, Webdesignern, Entwicklern, Social-Media-Portalen - aber auch Handwerkern und Reinigungskräften) die auch nur theoretisch Zugriff auf die Daten haben könnten
• Lassen Sie keine Daten offen liegen
• Sperren Sie den Bildschirm, sobald Sie den Arbeitsplatz verlassen
• Löschen Sie regelmäßig so viele erhobene Daten, wie möglich

Sollte es trotzdem zu Datenverlusten kommen, lassen Sie keine falsche Scham entstehen und kümmern Sie sich schnellstmöglichst um Schadenbegrenzung. Denn das kann trotz aller Sorgfalt jedem passieren.

• den IT-Fachmann ( um den Schaden schnellstmöglich zu begrenzen und die Schwachstelle zu schließen)
• die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Landes
• ggf. auch die Polizei (z. B. bei Randomsoftware oder Ähnlichem)
• genauso ebenfalls die betroffenen Personen

Sobald mindestens 20 Personen beschäftig werden, ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen.

Darüber hinaus gilt:

Sollten regelmäßig mehr als 9 Mitarbeiter mit automatisierter Datenverarbeitung ( Erhebung und Nutzung) zu tun haben, besteht ebenfalls die Pflicht!

Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, welche über

• religiöse Überzeugung
• politische Meinung
• Rasse
• ethnische Herkunft
• Sexualleben
• Gewerkschaftszugehörigkeit oder
• Gesundheit

einer Person informieren, besteht ebenfalls laut EU-DSGVO unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter diese Pflicht.

Des Weiteren ist die Verpflichtung ebenfalls unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten angezeigt, bei der geschäftsmäßigen Übermittlung, Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der personenbezogenen Daten.